Gisteravond sprak ik een eigenaresse van een familiebedrijf. Zij en haar broer, derde generatie, bezitten ieder 50% van de aandelen. In de dagelijkse directie vervult haar broer de rol van algemeen directeur en is zij verantwoordelijk voor de (interne) organisatie. Het betreft een financieel gezond bedrijf, in een snel veranderende sector, dat nog steeds op dezelfde traditionele wijze werkt. Zij hebben een relatief kleine organisatie van zo’n 20 personen.

Ik ken haar al enkele jaren en we kwamen dus al snel op de ‘pijnpunten’ terecht. Haar worsteling ligt voornamelijk bij het bespreekbaar maken van gevoelige onderwerpen, zowel op zakelijk als op familiair vlak en het aangaan van een effectieve dialoog. Zij heeft behoefte om open en objectief met haar broer alle scenario’s bespreken, om zo als aandeelhouders een gezamenlijke visie te ontwikkelen. Met een gedragen visie kunnen ze vervolgens als eigenaren / aandeelhouders sámen goede en weloverwogen keuzes maken en de continuïteit van het familiebedrijf op de lange termijn borgen. Een tweetal voorbeelden die ze aanhaalde zijn hieronder omschreven:

Ze merkt dat haar broer vaak vindt dat hij keuzes ‘alleen’ kan maken, omdat hij de functie van CEO heeft in de dagelijkse operatie. Regelmatig wordt ze geconfronteerd met zaken die voorkomen hadden kunnen worden door overleg vooraf of door het ‘vier-ogen-principe’: twee weten immers meer dan een. Dit gaat regelmatig ten kosten van een deel van de winst. Haar broer voelt zich vaak persoonlijk aangevallen als ze hem erover aanspreekt. En dat terwijl zij, die hetzelfde risico loopt als haar broer en een gelijkwaardige aandeelhouder is, het alleen goed bedoelt om zo samen meer rendement te behalen c.q. onnodige kosten te beperken. Het gaat ten slotte ook om haar portemonnee en haar oude dag voorziening.

Een ander voorbeeld dat ze gaf is de continuïteit van het familiebedrijf en dan specifiek welke visie eenieder heeft over de overdracht van aandelen. Vraagstukken die op dit moment onbespreekbaar zijn: hoe zie je je eigen ontwikkeling de komende jaren en wat wil je graag bereiken; hoe verwacht je dat de markt zich ontwikkelt de komende jaren en hoe gaan wij hierop inspelen; is het wenselijk c.q. verstandig de aandelen over te willen dragen naar je kinderen en zo ja hoe zorgen we dat we dit proces in goede banen leiden, de kinderen betrokken krijgen, zodat we het voor de volgende generatie, maar ook voor ons als eigenaren goed doen? Of is het gezien de markt beter om de aandelen naar een externe partij over te dragen?

Kortom: communicatie is lastig, maar o zo belangrijk. Het verdient voortdurend de aandacht. Soortgelijke vraagstukken spelen bij meerdere familiebedrijven. Ook bij de grotere bedrijven zie je deze vraagstukken terugkomen. Daarnaast speelt de emotionele betrokkenheid natuurlijk een grote rol.

Het is van belang om het communicatieproces goed in te richten en je continu bewust te zijn van de rol die je hebt: zit je als aandeelhouder, als familielid of als bestuurder aan tafel. Zo kun je de voor jouw relevante vraagstukken bespreekbaar maken, irritaties beperken en de sfeer binnen de familie optimaal houden. Vertrouwen, respect en begrip zijn de basis voor een open communicatie en dragen bij aan de continuïteit en kwaliteit van je bedrijf. Een aantal tips die mogelijk kunnen helpen:

– Zorg dat je regelmatig afstand neemt van de dagelijkse beslommeringen. Neem de tijd om je eigen visie en jullie gezamenlijke visie te ontwikkelen;

– Splits je rol als aandeelhouder en je rol als ‘dagelijks bestuurder’ van het bedrijf. Organiseer hiervoor aparte overlegmomenten. Bespreek bv. twee keer per jaar thema’s die samenhangen met jullie, gelijkwaardige, rol als aandeelhouder. Bespreek dan thema’s die samenhangen met continuïteit zoals groei, risicobeperking, opvolging, toekomstwensen van de huidige aandeelhouders. Stel tijdens deze overleggen ook je businessplan vast. Tijdens management overleggen bespreek je alles rondom de ‘uitvoering’ van je businessplan, het bereiken van de gestelde doelen en ieders rol en verantwoordelijkheid;

– Benader het positief. Voel je niet persoonlijk aangevallen. Vertrouw elkaar en communiceer vanuit je hart. Je bent veelal complementair en samen van groot belang voor het succes van je onderneming. Zie het als een kans om als onderneming, maar ook als familie te leren en te groeien;

– Tijdens het aandeelhoudersoverleg is het wenselijk om te overleggen met (ieder) een onafhankelijke adviseur c.q. ieders vertrouwenspersoon erbij. Dit helpt om familie emoties te relativeren en een goed inzicht te krijgen in de werkelijke pijn- c.q. aandachtspunten binnen de organisatie. Het kan voorkomen dat er nog een verschil van inzicht is tussen de aandeelhouders. Betrek dan bv. de onafhankelijke voorzitter van een RvC erbij die de uiteindelijke doorslag kan geven. Hij kan in zijn rol meedenken in de juiste koers voor de onderneming;

– Doe geen aannames. Ondanks dat het feit dat je familie bent, wil het nog niet zeggen dat een ander weet c.q. kan raden wat jij bedoelt. Spreek uit wat je wilt, denkt en voelt. Blijf continu in gesprek met elkaar. Ga de dialoog aan.

– Bespreek deze onderwerpen op een andere locatie dan het bedrijf. Laat je niet afleiden door de telefoon of door andere mensen.

– Investeer in jullie zelf als aandeelhouders. Drink af en toe informeel een borrel. Zorg dat je van elkaar weet wat er speelt zodat je elkaar (zakelijk) kunt steunen als een team en kunt anticiperen op toekomstige ontwikkelingen.

Monique Thijssen | Mothiev
06-1508 0052