Iedere eigenaar kent het wel: zo’n drukke weken dat je van de vroege ochtend tot ’s avonds laat werkt en aan het einde van de week constateert dat je niet toegekomen bent aan de werkzaamheden die je had moeten doen. Je loopt continu achter de feiten aan. Je ergert je de hele dag door. Bent voortdurend bezig om de spreekwoordelijke brandjes te blussen. Of werk van medewerkers aan het controleren en verbeteren omdat het niet voldoet aan ‘de kwaliteit’ die je onderneming nastreeft?

Enkele maanden geleden had ik hierover het eerste gesprek met twee eigenaren die hier tegen aanlopen in hun eigen bedrijf. Ze hebben een relatief klein bedrijf met zo’n 15 medewerkers. Hun grootste zorg naast de bovengenoemde punten: dat het ten koste gaat van acquisitie. Verder waren ontevreden over een specifieke medewerker. Bij hun duurt deze periode echter al te lang duurt en het is dus vervelend. Hun eigen werk stapelt zich op. Het gezin thuis voelt zich tekort gedaan en klaagt. Het resultaat bij deze eigenaren: Irritatie, kortaf reageren en zichtbare fysieke klachten. Kortom: ze doen het voor niemand goed en vooral niet voor zichzelf.

Door middel van een quickscan tijdens een tweetal gesprekken hebben we alle pijn punten boven water gehaald. Sommige zijn eenvoudig te benoemen, die hebben we samen ‘smarter’ geformuleerd. Een voorbeeld: meer uren diende rendabel te worden. Toen ik vroeg over hoeveel uren we spraken wisten ze het niet precies. Ze hebben het nagekeken en wat bleek? Het aantal uren stond gelijk aan 1.5 fte. Hier is dus een ‘quick win’ te behalen.
Over sommige vraagstukken hebben ze nooit nagedacht, omdat al hun tijd wordt opgeslurpt door de waan van de dag. Denk hierbij aan hun visie en lange termijn doelen.
Ook kwamen er punten naar boven, waarvan ze diep van binnen wel weten dat ze niet goed gaan, maar die ze niet hardop uitspreken. Hier ging het om zaken waar ze inzicht kregen in hun eigen handelen c.q. het uitblijven van handelen. Al met al genoeg zaken om actief mee aan de slag te gaan.

Vervolgens heb ik op verzoek van de eigenaren ook kort en vertrouwelijk gesproken met alle medewerkers. Ook hier bleek dat een deel van de ‘pijn punten’ die bij de eigenaren naar voren komen, ook bij hun medewerkers irritatie opwekken c.q. hen demotiveren. De medewerker waar de eigenaren niet tevreden over zijn, gaf aan dat hijzelf ook niet op zijn plek zit.

Vervolgens hebben we in een gezamenlijke sessie alle neuzen dezelfde kant op gezet. Iedereen heeft zelf zijn onvrede en verbeterpunten kunnen uitspreken. Er zijn doelen gesteld en afspraken gemaakt over hoe ze die doelen gezamenlijk gaan bereiken. Ze zijn zelf aan de slag gegaan. Een aantal punten zijn quick wins, maar er zijn ook onderwerpen bij die continu aandacht behoeven en die men pas op langere termijn kan ombuigen. Denk hierbij aan bepaalde gewoonten die binnen de cultuur van dit bedrijf erin zijn geslopen en waar een verandering wenselijk is.Tevens hebben de eigenaren, in samenspraak met de medewerker waar ze ontevreden over waren, besloten om afscheid van elkaar te nemen. Hij kon zich niet identificeren met de organisatie.

Vorige week sprak ik ze weer. Laaiend enthousiast zijn ze. De aanpassingen en quick wins hebben erin geresulteerd dat medewerkers weer vol enthousiasme aan het werk zijn. Ze denken pro-actief mee, werken samen en ondersteunen elkaar, leveren een goede kwaliteit. Kortom de teamspirit is weer goed. Ook hebben het eerste financiële rendement (lees: kostenbesparing) behaald: van de 1,5 FTE hoeven ze nu nog 0,5 fte rendabel te krijgen. Hiermee zijn ze er nog lang niet, maar de eerste stappen zijn gemaakt. Ze gaan vol goede moed de toekomst in.

Enkele tips die ik mee wil geven:
Jijzelf bent de aangewezen persoon om ergens verandering in aan te brengen. Dit gaat niet vanzelf. Het begint bij inzicht krijgen in de situatie en je bewust worden van de feiten / pijn punten en onder meer gedrag.

Allereerst kun je jezelf uitdagen om te achterhalen waar de oorsprong van het probleem zit. Blijf je bv. onbewust alles zelf doen en kun je moeilijk loslaten? Zijn je medewerkers ongemotiveerd en te weinig betrokken? Is er een gebrek aan effectieve communicatie? Is er simpelweg teveel werk door economische groei?

Zodra de oorsprong van helder is heb je een vertrekpunt. Het biedt een basis om het probleem bespreekbaar te maken in je organisatie en medewerkers erbij te betrekken. Ga de dialoog aan. Gezamenlijk brainstormen, kansen benoemen en bedreigen formuleren om zo te komen tot het kiezen van een pragmatische en weloverwogen oplossingsrichting, waarbij eenieder zijn rol en verantwoordelijkheden erkent. Maak dit vervolgens smart: formuleer doelen, benoem acties en taken voor alle betrokkenen. Het vormt het startpunt van verandering, bijsturing of herijking van (de werkwijze binnen) de organisatie.

Herken jij het ook? Het blijkt in de praktijk veel eigenaren te overkomen. Het is echter aan te bevelen om, ondanks de drukte, tijd vrij te maken om inzicht te krijgen. Je hierin laten begeleiden of sparren met een onafhankelijke adviseur kan vaak de spreekwoordelijke ‘stok achter de deur’ zijn en je inzicht verschaffen op punten waar jezelf ‘bedrijfsblind’ bent geworden. De keuze maak je echter zelf.

Gun jezelf een relaxter leven en investeer hierin. Het levert je op lange termijn veel op. Resultaat: de focus keert weer terug op je corebusiness en dus op geld verdienen. Het creëert duidelijkheid voor jezelf als ook voor je medewerkers. De eerste stap naar een evenwichtig ritme in je dagelijkse werkzaamheden. Tijd voor je eigen werkzaamheden en voor je familie op het moment dat jij dat wilt. Succes!

Monique Thijssen | Mothiev
06-1508 0052