‘Wat levert het mij op?’

Geplaatst door op 09/07/2015

Je kent het wel. Je bent bij een business event en op het einde is de borrel. Je komt in gesprek met nieuwe mensen en vertelt elkaar wat je zakelijk doet. Ik geef aan dat ik bedrijven begeleid en hun effectiever en efficiënter, met gemotiveerde medewerkers, laat werken om op lange termijn een hoger rendement te realiseren. Een aantal voorbeelden erbij om het te verduidelijken. Ze knikken instemmend, herkennen de voorbeelden, geven zelf nog een aantal voorbeelden van zaken waar ze zelf tegenaan lopen. Uiteraard krijg ik regelmatig dé vraag: ‘Wat levert het mij concreet op?’ Vaak komt die vraag van kleinere bedrijven die over het algemeen de focus op de kortere termijn hebben liggen. Je merkt dat veel bedrijven medewerkers en de (interne) communicatie en organisatie als een kostenpost zien in plaats van een inkomstenbron. Ze betitelen het ‘soft’, omdat het niet altijd direct meetbaar te maken is in euro’s. Het is echter, op lange termijn, meetbaar te maken. Afhankelijk waar de pijnpunten binnen een organisatie precies zitten, denk bv. aan communicatieproces tussen afdelingen, weinig draagvlak bij medewerkers, een eigenaar die niet toekomt aan zijn eigen werk, kun je het meetbaar maken in uren, time management, ziekteverzuim, productie, kostenbesparing, meer declarabele uren, teamspirit enzovoorts. In mijn antwoord op hun vraag gebruik ik het organiseren van een event als metafoor. Bij het organiseren van een (relatie)event kom ik dezelfde facetten tegen, waarmee ik ook aan de slag ga bij bedrijven als ik ze begeleid bij het effectiever en efficiënter werken. Beide dienen bij te dragen, op langere termijn, aan het realiseren van meer omzet. Grappig is dat men bij het begeleiden vraagt wat de investering ze concreet oplevert, terwijl ze die vraag weglaten bij de investering die ze doen in een evenement. Ik bied ze regelmatig aan om, samen met hun medewerkers, een event te organiseren voor hun relaties. Zo komen ze al werkende een aantal aspecten tegen die ze naadloos kunnen projecteren op hun eigen organisatie. Ze krijgen hierbij van mij een gratis analyse met verbeterpunten waarmee de organisatie concreet aan de slag kan. Hiermee is het niet meer ‘bedreigend’ en ‘ongrijpbaar’, maar heel tastbaar. Ze krijgen een tastbare dienst geleverd, waarbij ze een gevoel hebben en kunnen overzien wat ze krijgen voor hun investering. Op voorhand kunnen ze zelf beoordelen dat het de investering waard is: gevoelsmatig investeren ze namelijk in hun relaties en die leveren hun omzet op. Wat ze zich niet direct beseffen, maar wat nog belangrijker is: ze investeren zo in hun medewerkers en dat levert uiteindelijk nog veel meer rendement op. Als ik ze de vraag stel: ‘wat levert zo’n netwerk event je concreet op en hoe verdien je dat terug?’ dan krijg...

Lees meer

Groei jij door te delen?

Geplaatst door op 30/06/2015

Gisteravond sprak ik een eigenaresse van een familiebedrijf. Zij en haar broer, derde generatie, bezitten ieder 50% van de aandelen. In de dagelijkse directie vervult haar broer de rol van algemeen directeur en is zij verantwoordelijk voor de (interne) organisatie. Het betreft een financieel gezond bedrijf, in een snel veranderende sector, dat nog steeds op dezelfde traditionele wijze werkt. Zij hebben een relatief kleine organisatie van zo’n 20 personen. Ik ken haar al enkele jaren en we kwamen dus al snel op de ‘pijnpunten’ terecht. Haar worsteling ligt voornamelijk bij het bespreekbaar maken van gevoelige onderwerpen, zowel op zakelijk als op familiair vlak en het aangaan van een effectieve dialoog. Zij heeft behoefte om open en objectief met haar broer alle scenario’s bespreken, om zo als aandeelhouders een gezamenlijke visie te ontwikkelen. Met een gedragen visie kunnen ze vervolgens als eigenaren / aandeelhouders sámen goede en weloverwogen keuzes maken en de continuïteit van het familiebedrijf op de lange termijn borgen. Een tweetal voorbeelden die ze aanhaalde zijn hieronder omschreven: Ze merkt dat haar broer vaak vindt dat hij keuzes ‘alleen’ kan maken, omdat hij de functie van CEO heeft in de dagelijkse operatie. Regelmatig wordt ze geconfronteerd met zaken die voorkomen hadden kunnen worden door overleg vooraf of door het ‘vier-ogen-principe’: twee weten immers meer dan een. Dit gaat regelmatig ten kosten van een deel van de winst. Haar broer voelt zich vaak persoonlijk aangevallen als ze hem erover aanspreekt. En dat terwijl zij, die hetzelfde risico loopt als haar broer en een gelijkwaardige aandeelhouder is, het alleen goed bedoelt om zo samen meer rendement te behalen c.q. onnodige kosten te beperken. Het gaat ten slotte ook om haar portemonnee en haar oude dag voorziening. Een ander voorbeeld dat ze gaf is de continuïteit van het familiebedrijf en dan specifiek welke visie eenieder heeft over de overdracht van aandelen. Vraagstukken die op dit moment onbespreekbaar zijn: hoe zie je je eigen ontwikkeling de komende jaren en wat wil je graag bereiken; hoe verwacht je dat de markt zich ontwikkelt de komende jaren en hoe gaan wij hierop inspelen; is het wenselijk c.q. verstandig de aandelen over te willen dragen naar je kinderen en zo ja hoe zorgen we dat we dit proces in goede banen leiden, de kinderen betrokken krijgen, zodat we het voor de volgende generatie, maar ook voor ons als eigenaren goed doen? Of is het gezien de markt beter om de aandelen naar een externe partij over te dragen? Kortom: communicatie is lastig, maar o zo belangrijk. Het verdient voortdurend de aandacht. Soortgelijke vraagstukken spelen bij meerdere familiebedrijven. Ook bij de grotere bedrijven zie je deze vraagstukken terugkomen. Daarnaast speelt de emotionele betrokkenheid natuurlijk een grote...

Lees meer

Effectiever werken? Hoger rendement behalen? Communiceer!

Geplaatst door op 17/06/2015

‘Mijn interne communicatieproces is mijn grootste uitdaging op dit moment’ zei een eigenaar van een groot familiebedrijf enkele weken geleden tegen mij. ‘Als ik dat opgelost krijg, kan ik veel meer minst realiseren. Het kost mij continu veel geld’. Gedurende ons gesprek kwam de kern van zijn probleem naar voren. Binnen het bedrijf zijn verschillende afdelingen actief. Tijdens het realisatieproces verschuift de klant voortdurend verder naar een andere afdeling. En precies hier gaat vaak het mis. De afspraken die de accountmanager en de klant hebben gemaakt tijdens de contractfase zijn vaak ‘vergeten’ en niet bekend bij de uitvoerende afdeling als de opdracht daadwerkelijk wordt gerealiseerd bij de klant. Dan ontstaan ook de problemen: een ontevreden klant met een probleem namelijk de gemaakte afspraken worden niet gerealiseerd. Als de eigenaar de afdelingen bij elkaar zet om het samen naar tevredenheid op te lossen, blijkt na enige tijd dat ze er samen niet uitkomen. Ter verduidelijking: de verantwoordelijke van de afdelingen zitten bij elkaar, overleggen en gaan weer verder met hun dagelijkse routine. Als de eigenaar de dag erna de 2 verantwoordelijke personen afzonderlijk vraagt of ze het hebben opgelost dan krijgt hij een volmondig ‘ja’ te horen. Als de eigenaar doorvraagt hoe en wie het op gaat lossen, dan wijzen ze naar elkaar. Onder aan de streep gebeurt er dus niets en blijft het probleem onopgelost voor de klant. De interne communicatie blijft een uitdaging bij veel organisaties. Er wordt veel tijd verspild aan (onnodige) overleggen. Men zegt dat ze elkaar begrijpen, maar communiceren toch regelmatig langs elkaar heen. Dit heeft deels te maken met je eigen perceptie, je eigen kijk op een situatie en je eigen belevingswereld. Hierdoor mis je vaak de intentie of de boodschap die de zender heeft. Hij /zij vertelt het ook weer vanuit zijn/haar eigen perceptie. We doen ook teveel aannames en dus ook de aanname dat een ander wel begrijpt wat jij bedoelt zonder dat je het uitspreekt. Bovenstaand voorbeeld is er een van de vele voorbeelden waar winst behaald kan worden bij het intern communiceren. Als je je hiervan bewust bent dan heb je al een deel van de winst te pakken. Realiseer je wel dat je er ook nog naar moet handelen. Het is een proces waar je continu aandacht aan dient te besteden. Dit gaat niet vanzelf. Enkele andere praktische tips die de eerste stap zijn om werkoverleggen effectiever en efficiënter te maken: Leg afspraken die je met een klant maakt duidelijk vast in een contract. Ook eventuele mondelinge afspraken of later besproken aanvullingen dien je hieraan toe te voegen, zodat je deze niet vergeet bij de overdracht naar een andere afdeling / verantwoordelijke. Gebruik dit contract / document als basis...

Lees meer

Om gek van te worden?!

Geplaatst door op 15/06/2015

Iedere eigenaar kent het wel: zo’n drukke weken dat je van de vroege ochtend tot ’s avonds laat werkt en aan het einde van de week constateert dat je niet toegekomen bent aan de werkzaamheden die je had moeten doen. Je loopt continu achter de feiten aan. Je ergert je de hele dag door. Bent voortdurend bezig om de spreekwoordelijke brandjes te blussen. Of werk van medewerkers aan het controleren en verbeteren omdat het niet voldoet aan ‘de kwaliteit’ die je onderneming nastreeft? Enkele maanden geleden had ik hierover het eerste gesprek met twee eigenaren die hier tegen aanlopen in hun eigen bedrijf. Ze hebben een relatief klein bedrijf met zo’n 15 medewerkers. Hun grootste zorg naast de bovengenoemde punten: dat het ten koste gaat van acquisitie. Verder waren ontevreden over een specifieke medewerker. Bij hun duurt deze periode echter al te lang duurt en het is dus vervelend. Hun eigen werk stapelt zich op. Het gezin thuis voelt zich tekort gedaan en klaagt. Het resultaat bij deze eigenaren: Irritatie, kortaf reageren en zichtbare fysieke klachten. Kortom: ze doen het voor niemand goed en vooral niet voor zichzelf. Door middel van een quickscan tijdens een tweetal gesprekken hebben we alle pijn punten boven water gehaald. Sommige zijn eenvoudig te benoemen, die hebben we samen ‘smarter’ geformuleerd. Een voorbeeld: meer uren diende rendabel te worden. Toen ik vroeg over hoeveel uren we spraken wisten ze het niet precies. Ze hebben het nagekeken en wat bleek? Het aantal uren stond gelijk aan 1.5 fte. Hier is dus een ‘quick win’ te behalen. Over sommige vraagstukken hebben ze nooit nagedacht, omdat al hun tijd wordt opgeslurpt door de waan van de dag. Denk hierbij aan hun visie en lange termijn doelen. Ook kwamen er punten naar boven, waarvan ze diep van binnen wel weten dat ze niet goed gaan, maar die ze niet hardop uitspreken. Hier ging het om zaken waar ze inzicht kregen in hun eigen handelen c.q. het uitblijven van handelen. Al met al genoeg zaken om actief mee aan de slag te gaan. Vervolgens heb ik op verzoek van de eigenaren ook kort en vertrouwelijk gesproken met alle medewerkers. Ook hier bleek dat een deel van de ‘pijn punten’ die bij de eigenaren naar voren komen, ook bij hun medewerkers irritatie opwekken c.q. hen demotiveren. De medewerker waar de eigenaren niet tevreden over zijn, gaf aan dat hijzelf ook niet op zijn plek zit. Vervolgens hebben we in een gezamenlijke sessie alle neuzen dezelfde kant op gezet. Iedereen heeft zelf zijn onvrede en verbeterpunten kunnen uitspreken. Er zijn doelen gesteld en afspraken gemaakt over hoe ze die doelen gezamenlijk gaan bereiken. Ze zijn zelf aan de slag gegaan. Een...

Lees meer

Continuïteit

Geplaatst door op 14/10/2014

Veel bedrijven werken met een korte termijn visie. Hun doel is zo snel mogelijk winst maken. Zij maken de afweging voor de keuze van morgen vandaag. Bij familiebedrijven ligt dit over het algemeen anders. Zij hebben een lange termijn visie en gaan voor rendement. Niet voor winst op de korte termijn. Zij streven juist naar continuïteit. Bedrijven die een doordachte lange termijn visie hebben creëren meer rust. Zij toetsen hun korte termijn keuzes aan de lange termijn visie. Hierdoor kunnen ze beslissingen weloverwogen maken. Als ze geacht worden vandaag een keuze voor morgen te maken, dan kan deze doordacht worden gemaakt. Ad hoc werken wordt zo structuur. Neem bv. sponsoring. Als er een aanvraag komt kan deze getoetst worden aan de lange termijn visie. Dit vergt enkele minuten om te bepalen of het inwilligen van het verzoek bijdraagt aan het bereiken van de bedrijfsdoelen. Toch is het voor veel bedrijven lastig. Het overleg voor lange termijn wegstrepen uit uw agenda, omdat er een korte termijn afspraak belangrijker is? Herkent u het ook? Het blijkt in de praktijk bij veel bedrijven regelmatig te gebeuren Het is echter aan te bevelen om juist tijd vrij te maken om na te denken over uw lange termijn visie. U hierin laten begeleiden of coachen kan vaak de spreekwoordelijke ‘stok achter de deur’ zijn. Het draait allemaal om focussen. Bedrijfsdoelen scherp op het netvlies krijgen. Vaak in combinatie met uw persoonlijk doel. Om tot de kern te komen zijn er behoorlijk wat vragen die u dient te beantwoorden c.q. issues waar u iets van moet vinden, zoals: Waar liggen de toekomstige marktkansen? Wat zijn bedreigingen?  Wat is uw eigen ambitie? Wat betekent dat voor de huidige bedrijfsvoering? En voor de producten of diensten die u aanbiedt? Wilt u groeien of juist uw huidige marktaandeel behouden?  Afhankelijk van in welke fase u en uw bedrijf zich bevinden, komen ook vragen aan de orde rondom thema’s als: bedrijfsopvolging, verkrijgen van draagvlak, competenties die nodig zijn om uw lange termijn doelen te bereiken. Kortom: investeer tijd in uw lange termijn visie. Neem regelmatig afstand van uw dagelijkse beslommeringen zodat er ruimte ontstaat om na te denken over uw toekomst en die van uw bedrijf. Vraag ook uw medewerkers welke kansen en/of bedreigingen zij signaleren en hoe zij de toekomst zien. Vaak voorzien ze u van waardevolle informatie. Door de juiste focus creëert u duidelijkheid en rust in uw dagelijkse werk. Wat zich vertaalt naar een stuk professionaliteit in de organisatie. Mede hierdoor worden juiste keuzes gemaakt en is de eerste stap op weg naar continuïteit gezet!...

Lees meer