Je kent het wel. Je bent bij een business event en op het einde is de borrel. Je komt in gesprek met nieuwe mensen en vertelt elkaar wat je zakelijk doet. Ik geef aan dat ik bedrijven begeleid en hun effectiever en efficiënter, met gemotiveerde medewerkers, laat werken om op lange termijn een hoger rendement te realiseren. Een aantal voorbeelden erbij om het te verduidelijken. Ze knikken instemmend, herkennen de voorbeelden, geven zelf nog een aantal voorbeelden van zaken waar ze zelf tegenaan lopen. Uiteraard krijg ik regelmatig dé vraag: ‘Wat levert het mij concreet op?’ Vaak komt die vraag van kleinere bedrijven die over het algemeen de focus op de kortere termijn hebben liggen.

Je merkt dat veel bedrijven medewerkers en de (interne) communicatie en organisatie als een kostenpost zien in plaats van een inkomstenbron. Ze betitelen het ‘soft’, omdat het niet altijd direct meetbaar te maken is in euro’s. Het is echter, op lange termijn, meetbaar te maken. Afhankelijk waar de pijnpunten binnen een organisatie precies zitten, denk bv. aan communicatieproces tussen afdelingen, weinig draagvlak bij medewerkers, een eigenaar die niet toekomt aan zijn eigen werk, kun je het meetbaar maken in uren, time management, ziekteverzuim, productie, kostenbesparing, meer declarabele uren, teamspirit enzovoorts. In mijn antwoord op hun vraag gebruik ik het organiseren van een event als metafoor. Bij het organiseren van een (relatie)event kom ik dezelfde facetten tegen, waarmee ik ook aan de slag ga bij bedrijven als ik ze begeleid bij het effectiever en efficiënter werken. Beide dienen bij te dragen, op langere termijn, aan het realiseren van meer omzet. Grappig is dat men bij het begeleiden vraagt wat de investering ze concreet oplevert, terwijl ze die vraag weglaten bij de investering die ze doen in een evenement.

Ik bied ze regelmatig aan om, samen met hun medewerkers, een event te organiseren voor hun relaties. Zo komen ze al werkende een aantal aspecten tegen die ze naadloos kunnen projecteren op hun eigen organisatie. Ze krijgen hierbij van mij een gratis analyse met verbeterpunten waarmee de organisatie concreet aan de slag kan. Hiermee is het niet meer ‘bedreigend’ en ‘ongrijpbaar’, maar heel tastbaar. Ze krijgen een tastbare dienst geleverd, waarbij ze een gevoel hebben en kunnen overzien wat ze krijgen voor hun investering. Op voorhand kunnen ze zelf beoordelen dat het de investering waard is: gevoelsmatig investeren ze namelijk in hun relaties en die leveren hun omzet op.
Wat ze zich niet direct beseffen, maar wat nog belangrijker is: ze investeren zo in hun medewerkers en dat levert uiteindelijk nog veel meer rendement op.
Als ik ze de vraag stel: ‘wat levert zo’n netwerk event je concreet op en hoe verdien je dat terug?’ dan krijg ik als antwoord: ‘Dat is lastig meetbaar, maar het draagt zeker bij aan ons imago en de omzet op langere termijn’. Grappig hé, ze doen een investering gebaseerd op gevoel, maar niet op smart geformuleerde doelen. Het resultaat, hoeveel (nieuwe) klanten of omzet het oplevert, kun je aan de voorzijde niet altijd concreet voorspellen, maar dat het een positieve uitstraling heeft, mits goed georganiseerd, dat wel.
Het werkt net zo bij het begeleiden van interne organisaties. Het vergt een lange termijn visie. Je kunt een organisatiecultuur of –proces niet van vandaag op morgen veranderen. Het is een proces dat continu aandacht nodig heeft. Het slagen van een traject is afhankelijk van onder meer het commitment van de betrokken personen, van focus houden, niet opgeven, tijd willen investeren, samenwerken, keuzes maken, vertrouwen en open de dialoog durven aangaan. Als het commitment er bijvoorbeeld niet is, dan gaat er uiteindelijk ook niets veranderen. Het is van belang om het integraal aan te vliegen vanuit je bedrijfsvisie. Inzicht te brengen. Focus te houden. En alleen door samenwerking, interactie en draagvlak kun je uiteindelijk je doelen realiseren en groeien.

Hieronder een aantal aspecten die je tegen komt bij het organiseren van een evenement, maar ook bij je interne organisatie. Bij ieder punt staan een aantal tips waarmee je wellicht zelf aan de slag kunt.
1.Integrale aanpak Bij een event stel je een begroting op die je wilt realiseren. Dit kun je vergelijken met je businessplan binnen je organisatie. Afhankelijke van het soort event heb je te maken met aspecten als inkoop, inhuur, medewerkers, vrijwilligers, sponsoren, gasten, promotie enzovoorts. Deze of vergelijkbare aspecten kom je ook tegen in je business. Het is zaak om ze integraal in kaart te brengen en kansen te benoemen, om zo een optimaal rendement te realiseren.
2.Formuleer je doel Waarom wil je een evenement of symposium organiseren? Welk resultaat wil je hiermee behalen. Hoe past dit binnen je bedrijfsvisie /-missie en hoe ondersteunt het je strategie. Formuleer dit helder en smart. Verplaats je hierbij ook in je doelgroep. Wat biedt het hen? Het businessplan dat je als bedrijf wilt realiseren vertaal je ook door naar concrete, smart geformuleerde doelen, die bijdragen aan het bereiken van je visie en passen in je strategie.
3.Formuleer uw doelgroep Welke personen of type bedrijven wil je bereiken, c.q. wil je dat er in de zaal zitten. Het uitgangspunt hiervoor is het doel dat jij als bedrijf wilt bereiken. En gerelateerd hieraan hoeveel gasten wil /kun je maximaal faciliteren. Waaraan hebben ze behoefte? Ook binnen je bedrijf ben je hier voortdurend mee bezig. Je wilt namelijk je omzetdoelstellingen bereiken en daarvoor dien je je doelgroep te kennen c.q. je moet weten waaraan ze behoefte hebben en waar jij voor hen van toegevoegde waarde bent.
4.Programma Het programma is afhankelijk van je doel. Indien je met sprekers wilt werken, selecteer ze met zorg. Zij hebben direct invloed op het succes van je event. Zij moeten samen met jou de doelstelling bereiken. Verder is het van belang goed na te denken of het format. Zorg dat presentaties niet te lang duren, maar prikkelend zijn. Het is altijd aan te bevelen de dialoog aan te gaan. Een interactief programma heeft over het algemeen een beter resultaat. Kies het tijdstip/ de dag zorgvuldig uit. Deze elementen kom je ook intern tegen. Zodra je smart geformuleerde doelstellingen hebt, ga je een stappen- en actieplan uitwerken om deze te bereiken. Timing is van groot belang, maar ook de interactie, dialoog en samenwerking tussen medewerkers of afdelingen. Het is voorwaarde voor kwaliteit en succes.
5.Zorg voor goede organisatie Begin tijdig met de voorbereiding. Zorg ervoor dat alles vooraf goed geregeld is. Zodat je tijdens de dag tijd hebt voor de gasten en om onvoorziene zaken op te lossen. Dit geldt ook voor je bedrijf. Vooruitzien. Reserveer iedere maand tijd voor je lange termijn plannen. Manage je medewerkers, zodat je zelf tijd over houdt om met strategische zaken bezig te zijn. Als je tijdig begint, kun je anticiperen op de markt, op veranderingen. Je signaleert deze sneller.
6.Focus Bij een evenement werk je met een duidelijke focus. Je hebt een doel voor ogen. Een datum waarop het plaats vindt. Dit geldt ook voor je organisatie. Maak keuzes. Werk continu met het doel voor ogen dat je wilt bereiken. Maak het concreet, ook qua tijd. Dit helpt je uiteindelijk ook om je eigen doelen te realiseren, kosten te besparen of om extra omzet te realiseren.

Heb jij ook uitdagingen intern en vind je het een drempel om ermee aan de slag te gaan? Benader mij gerust eens om geheel vrijblijvend de mogelijkheden te bespreken om een event te organiseren en zo je organisatie een stapje verder te brengen.

Monique Thijssen | Mothiev
06- 1508 0052